Préambule

L'objectif de cette politique est de clarifier les attentes de l'Association canadienne des géographes envers le personnel, les dirigeants, les membres de la direction et les rédacteurs en chef qui pourraient se trouver dans des situations entraînant, ou susceptibles d'entraîner, un conflit d'intérêts et/ou un conflit d'engagement. Il est impossible de détailler toutes les éventualités possibles donnant lieu à un conflit d'intérêts ou d'engagement; toutefois, la politique et les procédures suivantes visent à fournir des orientations afin que la grande majorité des conflits d'intérêts ou d'engagement perçus, potentiels ou réels soient reconnus et soit évités, soit traités de manière équitable et expéditive par une divulgation et une gestion appropriées. Une divulgation précoce d'un conflit d'intérêts ou d'un conflit d'engagement potentiel ou réel est essentielle à la résolution satisfaisante de la question.

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Politique

Un conflit d'intérêts réel ou apparent survient lorsque des membres du personnel, des dirigeants, des membres de la direction ou des rédacteurs se trouvent dans une situation où leur intérêt personnel, financier ou autre, ou celui d'un membre de leur famille immédiate ou d'une personne avec qui il existe, ou a existé récemment, une relation intime et personnelle, entre en conflit, ou semble entrer en conflit, avec leurs responsabilités envers l'Association ou avec les intérêts de cette dernière. Cela comprend les situations qui peuvent survenir lorsque le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs sont en mesure d'influencer directement ou indirectement les affaires de l'Association ou d'autres décisions d'une manière qui entraînerait un gain ou un avantage pour eux-mêmes ou pour un membre de leur famille immédiate.

Un conflit d'engagement survient lorsque les activités ou engagements externes, rémunérés ou non, d'un membre du personnel, d'un dirigeant, d'un membre de la direction ou d'un rédacteur en chef interfèrent avec sa capacité à s'acquitter de ses responsabilités envers l'Association.

Aux fins de la présente Politique, on entend par “ membre de la famille immédiate ” un conjoint, un partenaire, un parent, un enfant ou un frère et sœur.

Le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs sont tenus d'éviter les conflits d'intérêts ou d'engagements, réels ou potentiels. S'ils sont appelés à prendre une décision ou à formuler une évaluation en toute neutralité, mais qu'ils s'estiment incapables de le faire de manière impartiale, ils doivent en informer les responsables et se récuser de cet aspect de la prise de décision. Les conflits d'intérêts ne doivent pas être invoqués pour se soustraire aux décisions d'évaluation difficiles qui font partie de notre profession.

Le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs sont tenus de divulguer immédiatement dès leur découverte, et de résoudre par la suite avec l'Association, les conflits d'intérêts ou d'engagements réels ou potentiels découlant des activités dans lesquelles ils sont engagés.

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Procédures de divulgation et de gestion des conflits d'intérêts et d'engagements

Le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs ont l'obligation de divulguer par écrit et de manière exhaustive toutes les informations pertinentes, dès qu'ils peuvent raisonnablement savoir qu'un conflit peut exister, au président (et, dans le cas du président, soit au vice-président, soit au président sortant de l'Association). L'existence d'un conflit d'intérêts ou d'engagements réel ou potentiel n'exclut pas nécessairement la participation de la personne à la situation où le conflit est suri ou pourrait survenir ; toutefois, cela signifie que le conflit doit être déclaré officiellement par écrit par le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs et résolu en collaboration avec le président avant qu'aucune mesure ne soit prise ou qu'aucune décision ne soit arrêtée. Une telle résolution peut inclure l'interdiction des activités du personnel, des dirigeants, des membres de la direction ou des rédacteurs en lien avec cette question. Il est reconnu que, dans certaines situations, des doutes légitimes peuvent subsister quant à l'existence d'un conflit d'intérêts ou d'engagements, auquel cas une discussion avec le président peut clarifier la question et/ou mener à une solution. Le président doit consulter le vice-président ou le président sortant de l'Association lorsque le conflit ou le conflit potentiel est inhabituel, important ou complexe.

Le Président, en consultation avec la personne concernée et d'autres responsables appropriés de l'Association, détermine si un conflit existe ou peut sembler exister et décide de la manière d'éviter ou de traiter cette question. Le règlement de l'affaire doit être consigné par écrit.

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Exemples de conflits d'intérêts ou d'engagements

Il existe de nombreuses situations qui peuvent entraîner un conflit d'intérêts ou un conflit d'engagement. Les exemples énumérés ci-dessous, bien qu'ils ne constituent pas une liste exhaustive, illustrent des situations qui peuvent mener à un conflit d'intérêts ou à un conflit d'engagement et qui doivent être évitées ou, si cela est impossible, déclarées et gérées.

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Exemples de conflits d'intérêts

1. Autoriser, influencer ou participer à l'achat d'équipement, de matériel, de services ou de biens immobiliers au moyen des fonds de l'Association, ou de fonds administrés par l'Association, auprès d'une source dans laquelle le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs, un membre de sa famille immédiate ou une personne avec laquelle il existe, ou a existé récemment, une relation personnelle intime, possède un intérêt financier.

2. Accepter des cadeaux, des avantages ou des faveurs de la part de particuliers ou d'entreprises avec lesquels l'Association fait des affaires, à l'exception de cadeaux de minime importance constituant des marques de courtoisie.

3. Utiliser les ressources de l'Association (y compris le matériel, les fournitures, les services ou les installations) au bénéfice personnel du membre du personnel ou au bénéfice de sa famille immédiate ou d'une personne avec laquelle il existe ou a existé récemment une relation intime et personnelle, sans l'approbation préalable de l'Association. Les coûts de ces équipements, fournitures, services ou installations sont à la charge du membre du personnel aux tarifs en vigueur fixés par l'Association, à moins que cette dernière n'accepte par écrit de renoncer à tout ou partie de ces coûts.

4. Participer à la nomination, à l'embauche, à la promotion, à la supervision ou à l'évaluation d'une personne avec laquelle le personnel, les dirigeants, les membres de la direction ou les rédacteurs ont une relation conjugale ou familiale, ou avec laquelle il existe ou a existé récemment une relation intime et personnelle.

5. Utiliser à des fins personnelles, ou à d'autres fins non autorisées, des informations acquises dans le cadre des activités de personnel, d'agents, de membres de la direction ou de rédacteurs de l'Association qui ne sont pas accessibles au grand public ; ces informations pourraient inclure, par exemple, la connaissance de développements à venir nécessitant la sélection d'entrepreneurs ou de consultants ou des achats en gros.

6. Utiliser à des fins personnelles la propriété intellectuelle acquise ou développée à l'aide des ressources de l'Association ; à titre d'exemple, cette propriété intellectuelle comprend les outils ou programmes informatiques, ou les pièces d'équipement spécialisées développés dans l'exercice des fonctions.

Confidentialité

Toutes les informations, rapports et résolutions divulgués et déterminés conformément à la présente politique seront tenus confidentiels par le président (ou d'autres responsables autorisés de l'Association).

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Défaut de divulgation

Le défaut de divulgation d'un conflit d'intérêts ou d'engagements potentiel ou existant peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'à la cessation des fonctions.

Distribution et notification

La présente politique doit être distribuée à l'ensemble du personnel, des dirigeants, des membres de la direction ou des membres de la rédaction dès son approbation.

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Date d'entrée en vigueur

Cette politique entre en vigueur le 4 juin 2011. Les situations existantes de conflit d'intérêts ou d'engagement qui n'ont pas été divulguées ou documentées sont assujetties aux conditions de cette politique et doivent être déclarées dans les plus brefs délais.