Préambule 

 

La présente politique a pour but de préciser les attentes de l’Association canadienne des géographes auxquelles le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif et les rédacteurs doivent répondre s’ils se trouvent dans une situation susceptible d’engendrer un conflit d’intérêts et/ou un conflit de responsabilités. Bien qu’il soit impossible de prévoir l’ensemble des situations à l’origine d’un conflit d’intérêts ou de responsabilités, cette politique et les démarches qui en découlent peuvent néanmoins fournir des orientations en vue d’identifier la grande majorité des conflits d’intérêts et de responsabilités, qu’ils soient apparents, potentiels ou réels, de sorte à pouvoir les éviter ou les résoudre de façon équitable et expéditive par des moyens de communication et de gestion bien adaptés. Il importe de signaler les conflits d’intérêts ou de responsabilités réels ou potentiels et ce, afin de parvenir à régler le problème dans les plus brefs délais possibles.

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La Politique

 

Le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs se placent en situation de conflit ou en apparence de conflit d’intérêts lorsque leurs propres intérêts, financiers ou autres, ou ceux d’un parent proche ou toutes personnes avec qui il existe ou a existé récemment une relation intime et très étroite, entrent en conflit avec leurs obligations envers l’Association ou avec les intérêts de l’Association. Ce type de situation peut se produire quand le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs peuvent s’ingérer directement ou indirectement dans les activités de l’Association ou dans ses décisions de sorte que le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif, les rédacteurs et leurs parents proches pourraient en tirer des bénéfices personnels.
 

Un conflit de responsabilités survient lorsque le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs exercent une fonction ou s’engagent dans une activité, rémunérée ou non, qui les empêchent de s’acquitter de leurs obligations envers l’Association.
 

Aux fins de la présente politique, le terme « parents proches » désigne les époux, les conjoints, les parents, les enfants, ou les frères et sœurs.

 

Le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs sont tenus d’éviter tous conflits d’intérêts ou de responsabilités réels ou potentiels. Dans le cas où une de ces personnes doit prendre une décision ou mener une évaluation de manière indépendante, mais qu’elle ne croit pas être en mesure de le faire sans parti pris, il vaut mieux en informer les responsables et se soustraire de cette partie de la procédure décisionnelle.

 

Les conflits d’intérêts ne doivent en aucun cas servir de prétexte pour s’abstenir de prendre des décisions difficiles en matière d’évaluation qui sont requises dans l’exercice de notre profession.
 

Le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs sont tenus de communiquer immédiatement l’existence d’un conflit puis, avec l’appui de l’Association, résoudre les conflits d’intérêts ou de responsabilités réels ou potentiels découlant des activités dans lesquelles ils sont engagés.

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Démarches de communication et de gestion des conflits d’intérêts et de responsabilités

 

Le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs ont l’obligation de communiquer par écrit toute information nécessaire au président (et s’il s’agit du président, celui-ci doit signaler par écrit au vice-président ou au président sortant de l’Association), à l’instant où on prend connaissance d’une situation qui donne ou qui pourrait donner lieu à un conflit. Un conflit d’intérêts ou de responsabilités, réel ou potentiel, n’exclut pas nécessairement la possibilité d’une implication de l’individu dans la situation où un conflit survient ou est susceptible de survenir. Par contre, si l’on soupçonne l’existence d’un conflit, alors le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif et les rédacteurs sont tenus de le signaler officiellement et par écrit et de chercher une solution avec le concours du président avant de s’engager dans une action ou une décision. Un tel règlement peut se traduire par l’interdiction du personnel, des directeurs, des membres du comité exécutif ou des rédacteurs d’intervenir dans ce dossier. Il faut se rendre compte que quelques situations particulières peuvent laisser planer un doute quant à l’existence même d’un conflit d’intérêts ou de responsabilités. Dans ces cas, il vaut mieux s’entretenir avec le président pour mettre en lumière le problème et/ou mettre au point une solution. Le président est tenu de faire appel au vice-président ou au président sortant de l’Association dans le cas où le conflit réel ou potentiel est inhabituel, épineux ou complexe.

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Le président devra s’entendre avec la personne en cause et avec les directeurs de l’Association les plus indiqués pour déterminer si un conflit existe ou semble exister et trancher sur le fond du problème. Le règlement doit être consigné par écrit.

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Exemples de conflits d’intérêts ou de responsabilités

 

Il existe de nombreuses situations pouvant conduire à un conflit d’intérêts ou de responsabilités. La section suivante offre un survol non exhaustif de situations de conflit d’intérêts ou de responsabilités à éviter à tout prix ou, s’il n’est pas possible de les éviter, qui doivent faire l’objet d’une communication et d’une gestion particulière.

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Exemples de conflits d’intérêts

 

1. Autoriser, influencer, ou investir dans l’achat d’équipements, de matériels, de services ou de biens immobiliers à l’aide de fonds de l’Association, ou avec des fonds gérés par l’Association, qui proviennent d’une source dans laquelle le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif, les rédacteurs, des parents proches ou toutes personnes avec qui il existe ou a existé récemment une relation intime et très étroite détiennent un intérêt financier.
 

2. Accepter des cadeaux, des avantages ou des faveurs de la part de personnes ou d’entreprises ayant établies des relations avec l’Association, à l’exception des cadeaux de courtoisie et de pure forme.
 

3. Utiliser des ressources de l’Association (y compris les équipements, fournitures, services ou installations) pour des fins personnelles ou dans l’intérêt des parents proches ou de toutes personnes avec qui il existe ou a existé récemment une relation intime et très étroite, sans l’autorisation préalable de l’Association. Le cas échéant, l’employé doit assumer entièrement les coûts des équipements, fournitures, services ou installations au taux en vigueur fixé par l’Association, sauf si l’Association accepte par écrit de le rembourser en tout ou en partie.
 

4. Participer au processus de nomination, d’embauche, ou à la promotion, l’encadrement ou l’évaluation d’une personne avec laquelle le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou les rédacteurs entretiennent une relation conjugale ou familiale, ou avec qui il existe ou a existé récemment une relation intime et très étroite.
 

5. Utiliser des renseignements de toute nature pour des fins personnelles ou sans autorisation sur des activités de l’Association menées par le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif ou des rédacteurs qui ne sont pas du domaine public ; ces renseignements peuvent comprendre par exemple la connaissance de projets dans les cartons et pour lesquels la sélection de fournisseurs ou de conseillers ou l’achat en grande quantité sont prévus.
 

6. Utiliser la propriété intellectuelle acquise ou développée grâce aux ressources de l’Association pour des fins personnelles ; à titre d’exemple, la propriété intellectuelle comprend des outils ou programmes informatiques ou des appareils spécialisés élaborés dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

 

Confidentialité

 

Tous les renseignements, rapports et règlements divulgués et établis en conformité avec cette politique seront présentés au président à titre confidentiel (ou à un autre directeur autorisé de l’Association).

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Défaut de communication 

 

Le refus de communiquer un conflit d’intérêts ou de responsabilités, réel ou potentiel, peut entraîner des mesures disciplinaires, allant jusqu’au congédiement de la personne prise en défaut.

 

Diffusion et divulgation

 

Cette politique sera diffusée à tous le personnel, les directeurs, les membres du comité exécutif et les rédacteurs sous réserve d’approbation.

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Entrée en vigueur 

 

Cette politique entre en vigueur le 4 juin, 2011. Toutes situations de conflit d’intérêts ou de responsabilités existantes qui n’ont pas encore fait l’objet d’une communication ou d’une évaluation sont soumises aux modalités de cette politique et doivent être signalées sans délai. 

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